Menurut Kenneth C. Laudon dan
Jane Laudon Harga dalam Sistem Informasi Manajemen mereka buku: Sebuah
Perspektif Kontemporer, sistem informasi adalah "satu set prosedur yang
mengumpulkan (atau mengambil), proses, toko, dan menyebarkan informasi
untuk mendukung pengambilan keputusan dan kontrol . " Dalam kebanyakan kasus, sistem
informasi bersifat formal, sistem computerbased yang memainkan peran
integral dalam organisasi. Meskipun sistem informasi computerbased, penting untuk dicatat
bahwa setiap komputer lama atau program perangkat lunak belum tentu
sebuah sistem informasi. "Komputer Elektronik dan program perangkat lunak
terkait merupakan dasar teknis, alat dan bahan, sistem informasi
modern," tulis Laudon dan Laudon. "Memahami sistem informasi, bagaimanapun,
membutuhkan seseorang untuk memahami masalah yang mereka dirancang untuk
memecahkan, solusi arsitektur dan desain, dan proses organisasi yang
mengarah pada solusi ini."
Meskipun kadang-kadang diterapkan untuk semua jenis sistem
informasi yang digunakan dalam bisnis, istilah "sistem manajemen
informasi," atau MIS, sebenarnya menggambarkan sistem tertentu yang
"menyediakan manajer dengan laporan dan, dalam beberapa kasus, akses
on-line untuk saat ini organisasi kinerja dan catatan
sejarah, "kata Laudon dan Laudon. "MIS terutama
melayani fungsi perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan di
tingkat manajemen." MIS adalah salah satu dari
sejumlah jenis sistem informasi yang dapat melayani kebutuhan tingkat
yang berbeda dalam sebuah organisasi. Sebagai contoh,
sistem informasi dapat dikembangkan untuk mendukung manajemen atas dalam
perencanaan arah strategis perusahaan atau untuk membantu manufaktur
dalam mengendalikan operasi sebuah pabrik. Beberapa jenis lain
dari sistem informasi meliputi: sistem pemrosesan transaksi, yang hanya
mencatat transaksi rutin yang dibutuhkan untuk melakukan bisnis, seperti
penggajian, pengiriman, atau pesanan penjualan, dan sistem otomatisasi
kantor, yang dimaksudkan untuk meningkatkan produktivitas pekerja kantor
dan termasuk sistem
seperti pengolah kata, surat elektronik, dan pengarsipan digital. Idealnya,
berbagai jenis sistem informasi dalam suatu organisasi saling
berhubungan untuk memungkinkan berbagi informasi.
Pengembangan
Sistem
Pengembangan sistem
informasi yang efektif memegang sejumlah tantangan untuk usaha kecil. "Meskipun, atau mungkin karena, pesatnya perkembangan teknologi
komputer, tidak ada yang mudah atau mekanik tentang membangun sistem
informasi yang bisa diterapkan," ujar Laudon dan Laudon. "Bangunan,
operasi, dan memelihara sistem informasi yang menantang untuk sejumlah
alasan." Sebagai contoh, beberapa
informasi tidak dapat ditangkap dan dimasukkan ke dalam sistem. Komputer sering tidak dapat diprogram
untuk memperhitungkan respon pesaing account untuk taktik pemasaran atau
perubahan dalam kondisi ekonomi, antara lain. Selain
itu, nilai informasi mengikis dari waktu ke waktu, dan perubahan yang
cepat dalam teknologi dapat membuat sistem menjadi usang sangat cepat. Akhirnya, banyak perusahaan menemukan sistem pengembangan yang
akan bermasalah karena jasa programmer terampil di premium.
Meskipun tantangan
yang melekat dalam pengembangan sistem, bagaimanapun, MIS juga
menawarkan bisnis sejumlah keunggulan. "Hari ini, perusahaan terkemuka dan
organisasi yang menggunakan teknologi informasi sebagai alat kompetitif
untuk mengembangkan produk dan layanan baru, menjalin hubungan baru
dengan pemasok, tepi keluar pesaing, dan secara radikal mengubah operasi
internal mereka dan organisasi," jelas Laudon dan Laudon. Sebagai contoh, menggunakan MIS strategis
dapat membantu perusahaan untuk menjadi inovator pasar. Dengan
menyediakan produk yang unik atau jasa untuk memenuhi kebutuhan
pelanggan, perusahaan dapat meningkatkan biaya masuk pasar untuk pesaing
potensial dan dengan demikian mendapatkan keuntungan kompetitif. Lain penggunaan strategis MIS
melibatkan menempa hubungan elektronik untuk pelanggan dan pemasok. Hal ini dapat membantu perusahaan untuk
mengunci dalam bisnis dan meningkatkan biaya switching. Akhirnya, adalah mungkin untuk
menggunakan MIS untuk mengubah dasar keseluruhan persaingan dalam suatu
industri. Sebagai contoh, dalam
suatu industri ditandai dengan perang harga, bisnis dengan cara baru
pengolahan data pelanggan mungkin dapat membuat fitur produk yang unik
yang mengubah dasar kompetisi untuk diferensiasi.
Dorongan untuk mengembangkan sebuah sistem
informasi baru dapat tumbuh keluar dari tuntutan pengguna akhir,
ketersediaan teknologi baru, atau strategi manajemen. Berbagai alat
yang ada untuk menganalisis kebutuhan informasi perusahaan dan merancang
sistem untuk mendukung mereka. Proses
dasar dari sistem pembangunan melibatkan mendefinisikan proyek,
menciptakan sebuah model dari sistem saat ini, berasal sebuah model
untuk sistem yang baru, mengukur biaya dan manfaat dari semua
alternatif, memilih pilihan terbaik, merancang sistem baru,
menyelesaikan pemrograman tertentu fungsi, menginstal dan menguji sistem baru,
dan menyelesaikan audit pasca-implementasi.
Sistem informasi desainer, baik internal untuk
perusahaan atau bagian dari perusahaan luar, umumnya bertanggung jawab
untuk menjamin kualitas teknis dari sistem baru dan kemudahan user
interface. Mereka juga mengawasi proses desain sistem dan
implementasi, menilai dampak dari sistem baru pada organisasi, dan
mengembangkan cara untuk melindungi sistem dari pelecehan setelah
diinstal. Tapi itu
adalah tanggung jawab pemilik usaha kecil dan manajer untuk merencanakan
apa sistem untuk menerapkan dan untuk memastikan bahwa data yang
mendasari akurat dan berguna. "Organisasi harus
mengembangkan suatu teknik untuk memastikan bahwa sistem yang paling
penting adalah menghadiri untuk pertama, bahwa sistem yang tidak perlu
tidak dibangun, dan bahwa pengguna akhir memiliki peran penuh dan
bermakna dalam menentukan sistem baru akan dibangun dan bagaimana,"
menurut Laudon dan Laudon.
Manajemen
Pengetahuan
Manajemen
pengetahuan (KM) adalah bentuk yang relatif baru dari MIS yang
memperluas konsep untuk memasukkan sistem informasi yang menyediakan
alat pengambilan keputusan dan data kepada orang-orang di semua tingkat
perusahaan. Gagasan di balik
KM adalah untuk memfasilitasi berbagi informasi dalam perusahaan dalam
rangka untuk menghilangkan bekerja berlebihan dan meningkatkan
pengambilan keputusan. KM menjadi sangat penting sebagai
usaha kecil tumbuh. Ketika hanya ada beberapa pegawai, mereka
dapat tetap konstan kontak dengan satu sama lain dan berbagi pengetahuan
secara langsung. Tetapi sebagai jumlah karyawan
meningkat dan mereka dibagi ke dalam tim atau unit fungsional, menjadi
lebih sulit untuk menjaga jalur komunikasi tetap terbuka dan mendorong
berbagi ide.
Manajemen pengetahuan adalah cara menggunakan teknologi
untuk memfasilitasi proses kolaborasi di seluruh organisasi. Sebuah
bisnis kecil mungkin mulai berbagi informasi antara kelompok karyawan
dengan menciptakan database praktek-praktek terbaik atau merancang
sebuah direktori perusahaan elektronik yang menunjukkan yang memegang
apa pengetahuan. Perusahaan besar, seperti David
Coleman menulis dalam Berita Komputer Reseller, dapat menerapkan sistem
KM melalui proyek-proyek percontohan yang ditargetkan atau melalui
strategi yang lebih luas yang melibatkan infrastruktur teknis
perusahaan. Banyak perusahaan telah
menginstal intranet atau perusahaan-lebar jaringan komputer dengan
database semua karyawan dapat mengakses-sebagai bentuk KM. Sejumlah program perangkat lunak yang ada untuk memfasilitasi
upaya KM. Beberapa pemimpin di lapangan termasuk Lotus Notes,
Microsoft Exchange Server, dan berbagai sistem berbasis pada XML.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar